Aspera SmartTrack

Stratégiai Megoldás a Szoftver Licenc Gazdálkodásra

A SmartTrack a nagyvállalatok és a Fortune 500 tagok számára kifejlesztett szoftver eszközgazdálkodási megoldás, melynek használatával jelentős költségmegtakarítás érhető el a gyors és hatékony licenc gazdálkodás eredményeképpen.

Az elmúlt 15 évben a SmartTrack hatékonyságot, pontosságot és licenc megfelelést biztosított a legkülönbözőbb iparágak (bank, pénzügy, autóipar, telekommunikáció és gyógyszeripar) vállalatai számára.

  1. ST – SmartTrack Core

A SmartTrack kezeli a különböző környezetekben használt licenc típusokat (eszköz, felhasználó, megnevezett felhasználó, egyidejű felhasználó, processzor, PVU, nagyvállalati, MIPS, stb.) és szabadon konfigurálható lekérdezési lehetőséget biztosít a licenc használati engedély eredetének, karbantartási állapotának, szervezethez történő hozzárendeltségének lekérdezésére.

A historikusan tárolt adatok biztosítják a szervezeti változások, valamint a licenc engedélyadatok frissítésének nyomon követését.

Adatkezelés

Minden adat az ügyfél szervezeti struktúrájának megfelelően kerül tárolásra. A SmartTrack az információk hozzárendeléséhez négy szintet különböztet meg, mint például: a licencek, eszközök, telepítések, használat. Az alapadatok rendszerint külső forrásból (XML/SOAP vagy CSV) érkeznek és rendszeresen karbantartják a SmartTrack adatbázisát.

Ezzel párhuzamosan a SmartTrack kezeli a földrajzi adatokat, mint például: a helyszínek, országok, régiók, valamint a hivatkozásokat a szervezet földrajzi struktúrájának megfelelően. Továbbá a licenc csoportok (különböző szervezeti szintek / egységek) létrehozásakor figyelembe veszi a downgrade jogokat, a szervezeti és területi korlátozásokat, stb.

Alap licencek, Frissítések és Karbantartások

A SmartTrack feltérképezi mind az upgrade, mind a downgrade útvonalakat. A downgrade jogokat az Aspera Master Catalog tartalmazza. A downgrade mátrixok részletesen rögzítve vannak, de lehetőség nyílik manuális változtatásra. A licenc leltár minden egyes változtatása (a licenc engedélyek és a karbantartás frissítése) rögzítésre kerül, ezért a licenc változtatások historikus áttekintése a rendszer egyik alap funkciója. A megfelelési ellenőrzés (compliance check) futtatásakor felderítésre és alkalmazásra kerülnek a megfelelő upgrade és downgrade útvonalak.

  • IC – Inventory Connect

A SmartTrack Inventory Connect funkció használatával a vállalatok meghatározhatják a licenc használati helyzetüket a kockázat csökkentés, a megbízhatóság és jogbiztonság érdekében. Az IC alkalmazásával teljességre törekvő áttekintést kaphatunk minden egyes telepített és/vagy használt szoftverről. Felderítésre kerülnek az túl- és az alul használatok, így a licenc használati megfelelőség bizonyítható a szoftver gyártója felé az adott pillanatban.

Az IC úgy került megtervezésre, hogy biztosítsa a SmartTrack számára a kapcsolódási lehetőséget külső szoftver adatgyűjtő rendszerek számára. Az IC szabványos csatlakozási felületet biztosít bármely telepített és használt szoftver információt gyűjtő rendszer, illetve tartalmazó adatbázis számára. Ezek közé tartozik a HP AssetManager, az Altiris Inventory Solution, a CA IT Asset Manager, az IBM Tivoli, BMC Remedy, a FrontRange, acMicrosoft SCCM és még sokan mások. A megfelelő licencelési és szerződési modell által meghatározott használati adatok tartalmazzák a telepítés dátumát, a felhasználók számát, a használt processzorok számát és/vagy a használt számítási teljesítményt (MIPS).

Egyedi rendszer szoftver telepítései és használati adatai

Az IC konszolidálja a vizsgált rendszerek használati adatait a SmartTrack licenc leltárával. Az ismétlődések felderítésre és megszüntetésre kerülnek a leltár adatok SmartTrack-be történő betöltésekor és listázásra az adatbetöltési naplóban. Ily módon a beépített szinonima logika segítségével automatikusan javításra kerülnek a pontatlanságok, mint például amikor a különböző csoport nevek ugyanazt a terméket jelentik. Az ügyfelek számára elérhetőek a historikus licenc megfelelőségi adatok termékenként és szervezeti egységenként.

Szerver szoftver menedzsment és engine metrika

Az IC rendelkezik azzal a képességgel, hogy feltérképezze a host-to-guest kapcsolatokat, és rendelkezik azzal a beépített logikával (Metric Engine), hogy kiszámolja az eszköz alapú licenc használatot (szoftver és hardver particiók, processzorok, rész kapacitások) ahogyan az megkövetelt az IBM és az Oracle által. Ezek a licenc metrikák nem közvetlen telepítés/eszköz alapúak.

A fent jelzett feladat megoldását az Aspera számára a Metric Engine (ME) jelenti. A valós licenc igény meghatározásához (hány licencre van szükség, hogy fedezze a tényleges használatot) számos tényezőt és eszköz adatot kell figyelembe venni, mint például a hardver tulajdonságait és a virtualizációs megoldást, valamint elérhetővé tenni ezeket az adatokat a licencgazdálkodási rendszer számára. A szükséges adatok, mint például a processzor magok száma a CMDB integráció útján vagy más forrásból kerülnek betöltésre. Amennyiben az ügyfélnek nem állnak rendelkezésre ezek az adatok, úgy azokat a projekt részeként kell begyűjteni, egyébként az automatizált licenc igény meghatározás nem megvalósítható.

Minden egyes licenc esetében a termék használati jogok figyelembe vételével került kifejlesztésre a SmartTrack Metric Engine. A termék licenc metrikája és gyártó által előírt használati szabályok figyelembe vételével a SmartTrack automatikusan választja ki a megfelelő ME algoritmust, hogy kikalkulálja a szükséges licenc igényt az adott költséghelyre, üzleti egységre vagy az egész vállalatra.

Az IC-ben található több száz millió telepítési és használati adat lekérdezhető a beépített üzleti intelligencia funkció (BI) által a megfelelési és pénzügyi adatokra az egész vállalattól az egyes költséghelyekig, a gyártótól az egyes termékekig.

  • CM – Content Management

A SmartTrack Contact Management (CM) funkcionalitása segít a szoftver vásárlási keretszerződések nyilvántartásában, még a bonyolult vállalati struktúrák esetében is.

Szoftver szerződések kezelése

CM segít feltérképezni a különböző szoftver gyártók által használt licencelési és szerződési modellt és bevonja azokat a licenc gazdálkodás folyamatába. A CM – mely integrált része a SmartTrack-nek, – a szerződések teljes életciklusát képes kezelni.

A CM feltérképezi a kapcsolatot a többdimenziós szerződéses megállapodások között. Rögzíti az alapvető feltételeket, a speciális szerződés típusokat (vásárlás, bérlet, nagyvállalati szerződés, vásárlási kötelezettség egy meghatározott mennyiségre, stb.), a regisztrációkat és a keretszerződések szerint végzett egyedi licenc beszerzéseket.

Továbbá a CM biztosítja a szükséges rugalmasságot valamennyi hagyományos iT szerződés tipus kezelésére a lízingtől a hardver karbantartási szerződésig. Ellentétben sok más szerződés kezelő rendszerrel, a CM-et úgy tervezték, hogy megfeleljen a szoftver gazdálkodás speciális feltételeinek, miközben biztosítja a skálázhatóságot minden egyéb IT szerződéshez.

Az általános szerződés kezelő megoldások nem tudják kezelni a mennyiségi szerződések bonyolultságát. A szerződés típusok és osztályok kezelése, a kiszervezési és átruházási szabályok, a szerződések közötti n:n relációk, a szervezeti és földrajzi struktúra integrálása a szerepkörökbe és a jogosultságokba, a karbantartási periódusok kezelése és a dokumentum archívum csak néhány a CM bőséges funkciói közül, továbbá a kezelt adatok megjelenítése a jogosultság riportokban.

Szerződéses tulajdonságok és riasztások

A szerződés minden részlete rögzítésre kerül, a szerződés és a regisztrációs szám, az érvényesség időszaka, a kedvezmény szintje, a karbantartási opciók, a lemondási időszakok, a szerződés száma és verziója, a felelősség, a jogosultságok, a szervezeti és földrajzi meghatározások és korlátozások, valamint a más szerződésektől való függőségek, stb. A különböző szoftver szerződések egymáshoz rendelése a rendszer sztenderd funkciója.

A CM rendelkezik továbbá pénzügyi és költség tervezési funkciókkal, mint például: cash flow kezelés, értékcsökkenés és költség allokáció. A CM és a központi levelező rendszer kapcsolata biztosítja, hogy nem fordulhat elő a szerződések automatikus meghosszabbítási határidejének elmulasztása. A CM továbbá egyedileg konfigurálható, eseményvezérelt e-mail-ek generálást és szétosztását is lehetővé teszi az alábbi esetekben:

  • nem lehet megvalósítani a szerződéses célokat,
  • a szerződés lejárta.
  • a karbantartási opció lejárta,
  • a felmondási határidő lejárta,
  • a szerződés automatikus meghosszabbítása.

A külső rendszerek kapcsolata a CV-val CSV vagy XML/SOAP alapú interfész kommunikációja valósul meg. A CM dokumentumkezelő funkciója segítségével a licencekhez hozzákapcsolhatóak az eredeti szerződés szkennelt dokumentumai. A licencek és a szerződések változásai (frissítés, átruházás) nem érintik a kapcsolatot a licenc, a szerződés és a szkennelt dokumentumok között.

  • DM – Data Management

A SmartTrack Data Management (DM) funkciója, egy olyan monitorozó eszköz, mely átfogó és jól strukturált képet ad a szükséges információkról a fontos döntések megalapozásához.

A vállalat folyamat és csoport szintű adatai betöltésre kerülnek a SmartTrack rendszerbe, ez az adatbetöltés meghatározza az adatok minőségét. Amennyiben egy költséghely nem került betöltésre, akkor elvesznek a hozzá rendelt eszközök és azok telepítési adatait sem lehet betölteni. Következtetésképpen a nem lehet pontos a megfelelés ellenőrzésének eredménye sem. Tény, hogy a licencgazdálkodási rendszer által szolgáltatott eredmények csak olyan pontosan, mint azok az adatok, melyek betöltésre kerültek.

Miután ez a tény már régóta ismert az Aspera számára, kifejlesztésre került egy kulcsfontosságú mutató az adatbetöltések számára, mely a betöltés sikerességét mutatja, azaz, hogy az adatok hány százaléka kerül helyesen betöltésre a rendszerbe.

Az ügyfelekkel szoros együttműködésben kerültek kifejlesztésre a kulcsfontosságú mutatók, mint például a licencek tisztázásának sikeressége, a licenc leltár adatainak felismerési aránya, és olyan management grafikonok, mint például a licencek életkor statisztikája, melyek biztosítják a lehetőséget a nem várt események gyors kezelésére.

A DM tartalmaz egy könyvtárat a kulcsfontosságú mutatók számára, mely több mint 20 sztenderd mutatót tartalmaz, ezek folyamatosan frissülnek. Ezeket különböző dimenziók szerint lehet beállítani, mint például az idő, a szervezeti egység, földrajzi egység. A sztenderd mutatók igény szerint testre szabhatóak és amennyiben szükséges új mutatók hozhatók létre.

Mélyreható, részletes megfelelőségi riportok

A Licencgazdálkodási rendszer központi riportja mutatja a SmartTrack által pontosan kiszámolt megfelelőséget minden egyes költséghelyre, termékre. A Compliance Intelligence Viewer összesíti a megfelelőségi ellenőrzés eredményeit és annak pénzügyi vonatkozásait a felső vezetés számára. A DM ennél egy lépéssel tovább megy, dinamikus, személyre szabható műszerfalon jelzi ki az eredményeket, melyek így elérhetőek a fontos döntésekhez – a legmagasabb audit kockázatok, a legdrágább licencek, a legfontosabb gyártók és a legnagyobb szerződések.